Společnost Letoplast potřebovala vytvořit intranet, který by jí pomohl se správou veškerých dokumentů. AUTOCONT disponuje moduly, díky kterým je příprava takového řešení hračkou. Intranet jako vždy vyladil a tentokrát jej obohatil o aplikaci, která řeší správu reklamací.
Intranet, který umí…
Pro ukládání dokumentů bylo vytvořeno strukturované úložiště, které se dále dělí do dílčích knihoven, u kterých je možné specifikovat typ dokumentu, metadata, oprávnění či organizační struktury. Nad knihovnami dokumentů je nastaveno workflow podle schvalovací matice. V praxi to znamená, že uživatel vloží dokument do knihovny a tím spustí proces schvalování dokumentů. Tento řízený proces schvalování je doplněn o e-mailové notifikace. Veškeré události o aktivitách proběhlých v rámci nastaveného procesu jsou zaznamenávány do historie. Při změně dokumentu a opětovném uložení je dokument nahrán jako nová verze dokumentu, která podléhá novému schválení. Následně je vypublikován finální dokument v hlavní verzi, který je určen k seznámení se ze strany příslušných uživatelů.
…a navíc aplikace pro správu reklamací
V rámci řešení vznikla také aplikace pro správu reklamací. Uživatel má možnost přidávat nové záznamy do seznamu reklamací dle kategorií interní/externí. Zadávání probíhá přímo v prostředí MS SharePoint (lze řešit i vyčítáním e-mailových zpráv a automatickým zakládáním požadavků do SharePoint seznamu). Správce reklamací je pomocí e-mailu informován o novém záznamu. Obdobně je uživatel informován o změně stavu požadavku.
Zkušenosti po roce užívání – redukce administrativy a přehlednost
Za rok od implementace se intranet rozšířil takovým tempem, že doslova prorostl systémem společnosti a dotkl se všech oddělení. Nejen, že se zavedl fungující systém na management dokumentací a naplnily se požadavky nových norem pro automobilový průmysl, ale především došlo ke zvýšení samotné efektivity zaměstnanců, která je velice sledována.Intranet se podařilo synchronizovat s ERP systémem a vznikl tak jednotný fungující systém, který je Letoplast schopen aktualizovat a rozvíjet. Po synchronizaci bylo odstartováno změnové řízení, které zvýšilo přehlednost a přineslo více než 50 % redukci administrativy.
Tak, jak je současný intranet nastaven, odpovídá aktuálním požadavkům moderního podniku. Uživatelé jsou schopni vyhledat v krátkém čase obrovské množství informací, které v danou chvíli potřebují a které jsou jim určeny. Podařilo se předejít přeinformování a zahlcení lidí informacemi, které nepotřebují. Za poslední 2 roky se ve společnosti Letoplast zdvojnásobil počet projektů a administrativa byla naopak zredukována.
