Vzhledem k obrovskému množství zpracovávaných dat provozovala společnost O2 Czech Republic velké množství úložišť pro SAP a pracovala se dvěma odlišnými systémy pro správu dokumentů. Tento neutěšený stav se rozhodla vyřešit a jelikož se jednalo o nelehký úkol, přizvala si k tomu odborníky ze společnosti AUTOCONT.
Výchozí situace a cíle aneb Příprava na úklid
Obrovské množství ukládaných dat a velké množství úložišť logicky vedlo k velkým nákladům jak na softwarovou, tak i hardwarovou podporu. Náročné bylo také zálohování a zabezpečení dat. O2 s firmou AUTOCONT proto hledali co možná finančně nejefektivnější a přitom dostatečně robustní řešení. Volba padla na systém IBM FileNet P8, který se stal centrálním úložištěm dokumentů a dalších dat. Současně se rozhodlo také o náhradě některých stávajících aplikací, aby mohlo dojít k úsporám na licencích a údržbě. Cíl byl stanoven, prostředek určen a tak se mohlo začít s úklidem.
Migrace dokumentů z mnoha úložišť do jednoho aneb Jak na velký úklid v datech
V rámci migrace bylo potřeba nahradit kromě vlastního úložiště také aplikace navázané na starší systémy. Například LiveLink Archive byl nahrazen úložištěm FileNet P8, což umožnilo integraci systému P8 se systémy SAP v O2. Do P8 je ukládán nový obsah napojený na SAP a byla do něj přemigrována veškerá data, která byla uložena v LiveLinku. Při migraci se zachovala vazba uloženého obsahu na příslušný objekt systému SAP. Současně je po migraci zachována stejná funkčnost práce s dokumenty a archivy v systémech SAP. Zatímco před migrací O2 využívala celkem 43 úložišť, nyní jí pro stejné množství dat stačí 4 úložiště.
Co vše se uklízelo?
V rámci nahrazování LiveLinku byla vyřešena také problematika zobrazování reportů tak, aby bylo možné vizualizovat i velmi dlouhé reporty a možnosti přímého přístupu k dokumentům. Byl vytvořen nástroj P8 Document Pipelines, který zajišťuje dávkové importy. Jedná se o dokumenty skenované, tak o dodavatelské faktury ze všech vstupních kanálů (mail, datová schránka, skeny), dokumenty soudů, vymáhání pohledávek a další. V průběhu importu některých typů dokumentů byla provedena konverze do PDF pomocí Adobe LiveCycle. Nový modul P8 Document Pipelines byl v návazném projektu použit také pro migraci vystavených faktur z jiných legacy úložišť. Migrované dokumenty se nově linkují do SAPu standardním způsobem, zatímco původně byla, pro načítání dokumentů z legacy úložišť, nutná pro každé úložiště vlastní customizace v SAPu. A nejde o žádná malá čísla. Migrace z legacy úložišť představuje téměř půl miliardy dokumentů.
Hromadné skenování papírových dodavatelských faktur bylo převedeno do Kofax Capture. AUTOCONT pomohl také s realizací důvěryhodného úložiště O2 STA pro archivaci elektronických dokumentů opatřených elektronickou značkou a časovým razítkem.
